Wie KI die Arbeit von Personalabteilungen verändert

Um sich auf die KI-Zukunft optimal einzustellen, müssen Unternehmen ihre Personalarbeit ganzheitlicher angehen – am besten mithilfe von KI.

Kaum etwas beschäftigt die Arbeitswelt momentan mehr als die langfristigen Auswirkungen der Künstlichen Intelligenz auf dem Arbeitsmarkt. Die Meinungen sind nach wie vor geteilt: Während rund die Hälfte der Arbeitenden in Deutschland laut einer Umfrage von Bitkom der KI noch eher misstrauisch gegenüber stehen und 13 Prozent sogar um ihren Job fürchten, sehen die meisten Studien zu diesem Thema die Entwicklung optimistischer. KI mag vielleicht einige Jobs überflüssig machen, doch unterm Strich wird sie die Arbeitswelt positiv verändern und langfristig mehr Jobs generieren als abschaffen, so der Tenor.

Zumindest scheint sich zwei Jahre nach Einführung von ChatGPT ein besseres Verständnis für die Art der Transformation zu etablieren, welche die Verbreitung von KI nach sich zieht.  Dieses Verständnis beruht hauptsächlich auf einer Gegenüberstellung der traditionellen IT und der Künstlichen Intelligenz. Demnach bestand die Aufgabe von Computern und Anwendungen bisher darin, Daten zu verarbeiten und daraus Informationen zu erzeugen. Die daraus resultierende Aufgabe für digital arbeitende Menschen bestand darin, aus diesen Informationen Einsichten und Wissen zu erzeugen, um eine Vielzahl von Aufgaben zu erledigen, meist im Kontext eines Geschäftsprozesses. Der Begriff des „Knowledge Workers“ macht so gesehen absolut Sinn.

Künstliche Intelligenz und insbesondere generative KI (GenAI) hebt all dies auf eine höhere Ebene. Deren Aufgabe besteht darin, nicht einfach nur Daten, sondern Informationen zu verarbeiten. Das Ergebnis dieser Verarbeitung kann sehr vielseitig sein: Es reicht von der Zusammenfassung längerer Texte, Besprechungsprotokolle oder Servicefälle im Kundendienst bis hin zur Erzeugung von Texten, die Spezialwissen voraussetzen, von Marketing-Mailings zu einem bestimmten Thema bis hin zu Whitepapern und wissenschaftlichen Arbeiten – und wir stehen erst ganz am Anfang der KI-Ära.

Der Einzug der KI wirft Fragen auf

Es sind genau diese Fähigkeiten der KI, die so manchen Knowledge Worker sich fragen lassen, ob sein Job künftig zur Disposition steht. Das ist oft durchaus berechtigt angesichts der Tatsache, dass dank dieser Technologie zum Beispiel einfache Sachbearbeiteraufgaben nun von einer Software erledigt werden können.

In den meisten Anwendungsfällen übernimmt KI jedoch die Rolle eines digitalen Assistenten, der Routinearbeiten wie eben das Zusammenfassen oder Entwerfen von Texten übernimmt. Dies erhöht die Effizienz und Produktivität des Knowledge Workers, während er selbst die Gelegenheit bekommt, sich höherwertigen Aufgaben zu widmen, in welchen er seine menschlichen Fähigkeiten besser ins Spiel bringen kann. Dazu gehören vor allem kritisches Denken, Kreativität sowie die Fähigkeit, komplexe Probleme zu lösen, wie eine Studie von ServiceNow und Pearson neulich hervorbrachte.

Für die Leiter von Personalabteilungen wirft diese Entwicklung einige sehr interessante Fragen auf: Wie muss die Belegschaft eines Unternehmens aufgestellt sein, um künftigen Herausforderungen gewachsen zu sein? Auf welche Art von Fähigkeiten und Wissen sollte der Schwerpunkt liegen? Wie soll die Personalabteilung die Belegschaft am besten darauf vorbereiten? Welche Rolle spielt KI im Kontext der Personalarbeit und bei der Weiterentwicklung der Mitarbeiter?

Personalarbeit als ganzheitliche Aufgabe

„KI leitet eine Revolution der menschlichen Fähigkeiten ein“, glaubt Dave Ulrich, ein altgedienter HR-Experte und Professor an der University of Michigan. Statt sich darauf zu konzentrieren, die richtige Mischung von Mitarbeitern für die Aufgaben von heute zusammenzustellen, werde sich die Rolle der Personalabteilung auf ein strategischeres Ziel verlagern: sicherzustellen, dass die Belegschaft, sowohl der Einzelne als auch die Gesamtheit, stets die Fähigkeiten, das Wissen und die Fertigkeiten entwickelt, um noch mehr zu lernen und sich besser auf eine sich immer schneller verändernde Welt einzustellen.

Durch die gezielte Förderung der Kompetenzen, die nötig sind, um die langfristigen Ziele der Geschäftsstrategie zu erreichen, kann die Personalabteilung einen direkteren Einfluss auf die Unternehmensleistung haben, glaubt Ulrich. Doch dazu sei eine Neubestimmung des Aufgabenbereichs der Personalabteilung nach der Formel „Personal + Führung + Organisation + Personalarbeit“ nötig. An der Stelle des heutigen Sammelsuriums an unkoordinierten Einzelaufgaben müsse eine integrierte HR-Strategie treten, die Mitarbeiterfortbildung, KI-Training für Führungskräfte, die Anpassung der Organisationsstrukturen und die Förderung der Zusammenarbeit als ganzheitliche Aufgabe versteht.

Eine Chance, innovativer zu werden

Doch wie setzt man diese Aufgabe in der Praxis um und wo soll man überhaupt damit anfangen?

Alle Möglichkeiten zu nutzen, die KI bieten kann, um das Potenzial der Mitarbeiter zu maximieren, ist schon mal sehr hilfreich, wie Jacqui Canney, Chief People Officer bei ServiceNow, feststellen konnte. „Bei ServiceNow sind wir davon überzeugt, dass KI eine Renaissance des Menschlichen einläutet. Wir gehen das Thema proaktiv an, statt uns davon lähmen zu lassen, und machen es zum Teil unserer täglichen Gespräche über alles, was wir tun, einschließlich Vertrieb, Personal, Finanzen und Produkte“, sagte sie neulich in einem Interview. „Es ist Teil unserer DNA, darüber zu sprechen – so sehr, dass wir eine „KI-Einmaleins“-Schulung für alle im Unternehmen entwickelt haben, damit wir ein gemeinsames Vokabular für dieses Thema haben.“

Innerhalb des Global People Teams ging es dann schnell zur Sache, wie Jacqui Canney erzählt: „Während der Budgetsaison habe ich mein HR-Team gebeten, über folgende Frage nachzudenken: Wenn sie heute unseren Tätigkeitsbereich mit einem KI-first-Ansatz angehen würden, wie würden sie unsere Ressourcen organisieren und investieren? Jeder in meinem Führungsteam musste über die Anwendungsfälle nachdenken, von ihn begeistern könnten oder die er gerne ausprobieren würde. Dann haben wir eine App auf unserer Plattform entwickelt, mit der sie diese Ideen einreichen konnten.“ Neben den KI-Anwendungsfällen, die das Global People Team bereits implementiert, gibt es auch eine KI-gestützte Lösung zur Kompetenzerfassung (Skills Intelligence), die das Team derzeit testet und in Zukunft unternehmensweit einführen wird. 

„Wir beschäftigen uns mit den Fähigkeiten, die Führungskräfte künftig brauchen werden, und wie wir unseren Managern helfen können, diese mithilfe generativer KI zu erwerben“, erklärt Canney. Das Wichtigste dabei sei zu verstehen, dass diese Technologie sie zu besseren Führungskräften machen kann. „Man beginnt damit, über die großen potenziellen Produktivitätsgewinne durch KI nachzudenken. Das wirft dann die Frage auf, was man mit der zusätzlichen Kapazität tun könnte – geht es um Effizienz, Effektivität, digitale Unterstützung oder Kreativität? Wenn man mehr Zeit für Kreativität aufwenden kann, wird man nicht weniger innovativ sein. Bei der KI geht es nicht um den Abbau von Personal, sondern um die Schaffung von Kapazitäten für andere Aufgaben.“

KI unterstützt den Transformationsprozess

Nach Ansicht von Heather Jerrehian, VP of Product Management for Employee Workflows bei ServiceNow, sollten Unternehmen langfristig eine „vierdimensionale Belegschaft“ anstreben. Die erste Dimension stellt dabei die reine Personalverwaltung im Sinne von Namen, Tätigkeiten und beruflichen Hintergründen dar. Bei der zweiten kommt bereits KI ins Spiel, und zwar um alle öffentlich verfügbaren Informationen über die Mitglieder der Belegschaft zu erfassen. Zweck der Übung ist, darüber ein kompletteres Bild über die Kernkompetenzen der einzelnen Mitarbeiter zu gewinnen, um sie gezielter fortzubilden und ihre Karriere zu fördern.

Bei der dritten Dimension kommt die Unternehmensführung ins Spiel. Dabei wird die aktuelle Unternehmensstrategie dem vorhandenen Kontingent an Qualifikationen und Fähigkeiten gegenübergestellt. Ziel ist herauszufinden, welche Skills nur lückenhaft oder überhaupt nicht bei der Belegschaft vorhanden sind, um diese gezielt aufzubauen. Möglich ist dies über eine KI-gestützte Plattform, die vorhandene Kompetenzen ermitteln und etwaige Lücken identifizieren kann. Außerdem hilft sie dem Unternehmen, aktuell laufende Projekte mit den richtigen Mitarbeitern auszustatten.

Die vierte Dimension schließlich umfasst auch die künftige Entwicklung des Unternehmens. Die Personalabteilung verfügt über ein umfassendes Verständnis über die Fähigkeiten ihrer Mitarbeiter und kann auf diese Weise voraussagen, wie sich diese Fähigkeiten weiterentwickeln müssen, um die langfristige Strategie des Unternehmens optimal zu unterstützen.

Fundierte Aussagen über die Qualität einer Belegschaft werden künftig wohl nicht nur für die Arbeit der Personalabteilung relevant sein. Professor Dave Ulrich ist davon überzeugt, dass eines Tages Investoren Unternehmen nicht nur nach den aktuellen Geschäftszahlen, sondern auch nach Metriken beurteilen werden, die einen direkten Bezug zu den Kompetenzen der Gesamtbelegschaft herstellen.

Welche Möglichkeiten die Now Platform von ServiceNow bietet, um Ihre Personalarbeit zukunftssicher zu gestalten, erfahren Sie hier.