Wie AstraZeneca Zehntausende Arbeitsstunden durch Automatisierung einspart

Allein die Einführung eines Mitarbeiterportals zur Beschaffung von Labormaterial erspart AstraZeneca rund 30.000 Arbeitsstunden jährlich – und das war erst der Anfang.

Das britische Pharmaunternehmen AstraZeneca hat sich für die Zeit bis 2030 das ehrgeizige Ziel gesetzt, 20 neue Medikamente auf den Markt zu bringen. Wenn man weiß, wie langwierig der Weg bis zur Zulassung eines neuen Präparats sein kann, leuchtet einem auch ein, warum die IT-Organisation des Konzerns sich als Motto „Jede Minute zählt“ ausgesucht hat. 

Die praktische Umsetzung ihres Mottos sieht die IT von AstraZeneca in der Aufgabe, die Forscher des Konzerns so gut es geht von zeitraubenden manuellen Routineaufgaben zu befreien und ihnen so mehr Zeit für ihre eigentliche Arbeit zu verschaffen. Um dies zu erreichen, ging sie eine Partnerschaft mit ServiceNow ein. Die Einführung der ServiceNow AI Platform sollte dem Unternehmen helfen, die Mitarbeiterproduktivität zu steigern, seine Innovationstätigkeit weiter zu beschleunigen, Betriebskosten zu senken und die Service-Resilienz zu verbessern.

Bei der Umsetzung konzentrierte sich AstraZeneca auf vier Maßnahmen: Priorisierung der Forschungsarbeit, Verbesserung der User Experience, Beschleunigung des Beschaffungsprozess und Personalisierung des Onboarding. Und so sah die Umsetzung der Maßnahmen im Einzelnen aus: 

1. Forschungsarbeit priorisieren und manuelle Routineaufgaben automatisieren

„Angesichts unserer ambitionierten Unternehmensziele sind die IT und der Einsatz von Technologie entscheidend, um diese Ergebnisse zu erreichen“, sagt Cindy Hoots, Chief Digital Officer und CIO bei AstraZeneca. „Bei AstraZeneca kommt es auf jede Minute an, denn wir wollen die lebensrettenden Medikamente so schnell wie möglich zu den Patienten bringen. ServiceNow war ein großartiger Partner. Sie haben mit uns überlegt, wie wir die Arbeit unserer Wissenschaftler jeden Tag optimieren, Prozesse rationalisieren und Effizienzen steigern können, damit sie sich auf die Forschung konzentrieren können.“

Ein Beispiel ist die routinemäßige Auswahl, Bestellung und Einlagerung von grundlegendem Laborbedarf wie Reagenzgläsern. Um ein einziges neues Medikament auf den Markt zu bringen, benötigt AstraZeneca während der Entwicklungsphasen Millionen von Reagenzgläsern. Das Unternehmen stellte fest, dass die Mitarbeiter die Bestellungen von Laborbedarf handschriftlich in ein Notizbuch eintrugen, ein Prozess, der jedes Mal bis zu 30 Minuten dauerte. Die Optimierung des Workflows auf der ServiceNow AI Platform bedeutete, dass die Wissenschaftler und Forscher heute Verbrauchsmaterialien in Sekundenschnelle über eine zentrale Plattform bestellen können. Die eingesparte Zeit kann für die Medikamentenentwicklung genutzt werden.  

2. Fokus auf User Experience soll die Einführung neuer Lösung beschleunigen

Ein neues Medikament auf den Markt zu bringen, ist ein äußerst komplexer Prozess und erfordert Projektmanagement und logistisches Fachwissen auf höchstem Niveau. Nur so lässt sich sicherstellen, dass Forscher und Wissenschaftler stets über die notwendigen Informationen verfügen und schnell, effizient und präzise arbeiten können.

Bei der Konzeption der idealen Plattform-Lösung schaute das ServiceNow-Team den AstraZeneca-Mitarbeitern über die Schulter, um ein genaues Verständnis für die Anforderungen eines Weltklasse-Forschungslabors zu gewinnen. Das Ergebnis ist ein digitalisiertes, automatisiertes und KI-gestütztes End-to-End-System zur Auswahl und Bestellung von Produkten und Verbrauchsmaterialien, auf das über das Mitarbeiterportal AskAZ des Unternehmens zugegriffen wird. Die praktische Benutzeroberfläche und die vertrauten Menüs bieten eine schnelle und intuitive Benutzererfahrung mit Zugriff auf vorausgewählte Artikel von zugelassenen Lieferanten, sodass Bestellungen in nur wenigen Sekunden abgeschlossen werden können.

„Die ServiceNow AI Platform spielt eine entscheidende Rolle dabei, unseren Forschern und Wissenschaftlern wertvolle Zeit zurückzugeben, indem sie ihre Workflows optimiert und die Effizienz steigert“, sagt Hoots. „Durch vereinfachte Prozesse haben wir die Arbeitsbelastung reduziert. KI durchdringt alles, was wir tun, und sorgt dafür, dass unsere Medikamente schneller zu den Patienten gelangen. Mit einem innovativen Partner wie ServiceNow, der uns auf diesem Weg begleitet, können wir mit vereinten Kräften alles tun, um bessere Behandlungsergebnisse für Patienten zu erzielen.“

3. Wertsteigung durch kumulierte Zeitersparnisse

Die Auswahl und Bestellung aller Produkte und Verbrauchsmaterialien über die ServiceNow AI Platform hilft den Laboren von AstraZeneca, ihre Mission für 2030 zu erfüllen. Mehr als 60.000 Anfragen in über 400 Kategorien laufen jährlich über die ServiceNow AI Platform. Bei jedem Zugriff werden mehrere Minuten eingespart. Daraus ergibt sich eine enorme kumulative jährliche Zeitersparnis, die auf bis zu 30.000 Stunden geschätzt wird. Anstatt diese wertvolle Zeit mit manuellen Verwaltungsaufgaben zu verbringen, wird sie nun für die Forschung genutzt. 

Da sich alles an einem Ort befindet und umfangreiche Daten- und Analysefunktionen zur Verfügung stehen, gewinnen die Manager Echtzeiteinblicke, können Kaufmuster und Bestandsstatus beurteilen, intelligente Beschaffungsentscheidungen treffen und Verbesserungen für die Anwender ermöglichen. „Mit den sofort einsatzbereiten KI-Funktionen der Now Platform können wir schneller Nutzen generieren und die Wertschöpfung steigern“, sagt Dinesh Krishnan, Global Head of Enterprise Platforms bei AstraZeneca. „Wenn Prozesse, die früher 20 oder 30 Minuten in Anspruch genommen haben, jetzt nur noch Sekunden dauern, und wir das über 60.000 Mal pro Jahr machen, können Sie sich vorstellen, wie viel Arbeitszeit wir dadurch einsparen und wie sehr die Konzentration von die Effizienzsteigerung profitiert.“

4. Onboarding personalisieren, um Produktivität zu steigern

Zu den ehrgeizigen Zielen von AstraZeneca für 2030 gehört auch ein erhebliches Unternehmenswachstum, das die Einstellung von mehr als 20.000 neuen Mitarbeitern vorsieht. Diese neuen Mitarbeiter werden in allen Bereichen des Unternehmens tätig sein. Das Unternehmen möchte seinen neuen Mitarbeitern vom ersten Kontakt an eine erstklassige Experience bieten, damit sie sich möglichst schnell einarbeiten können. Um diese Bestrebungen zu unterstützen, hat AstraZeneca Onboarding 2.0 auf der ServiceNow AI Platform entwickelt. Diese neue, optimierte Onboarding-Experience bietet personalisierte Portale für jeden neuen Mitarbeiter und ermöglicht so eine hohe Produktivität vom ersten Tag an.

„Das Onboarding neuer Mitarbeiter ist ein kritischer Moment“, erklärt Jackie Crockford, VP of Global Business Services bei AstraZeneca. „Der Einsatz von KI für jeden neuen Kollegen hilft uns, unsere Arbeit effizienter und effektiver zu erledigen. Wir haben festgestellt, dass Manager mehr als 50 Stunden mit dem Onboarding von Mitarbeitern verbringen. Wenn wir also 10 Prozent dieser Zeit einsparen können, indem wir einige der eher transaktionalen Elemente automatisieren, erzielen wir Gesamteinsparungen von über 90.000 Stunden. Gleichzeitig können wir die neuen Kollegen schneller einarbeiten, sie im Unternehmen willkommen heißen und von ihren Talenten profitieren.“

Mehr über das Angebot an Mitarbeiter-Workflows von ServiceNow erfahren Sie hier.